ICMS no frete: quem paga, e quando a responsabilidade vira sua

ICMS de frete é um daqueles assuntos que ninguém estuda até receber uma cobrança. Na rotina normal, a transportadora destaca o imposto no CT-e e recolhe, e o embarcador só vê o número na fatura. Existem, porém, situações em que a obrigação muda de lado — e quem contratou descobre isso meses depois.

A resposta curta

A regra geral é que o ICMS do transporte intermunicipal e interestadual é devido pelo prestador, no estado onde a prestação começa. A responsabilidade muda de lado quando há substituição tributária prevista na legislação estadual, quando a transportadora é optante do Simples Nacional em certos arranjos, e quando o transporte é feito por autônomo ou por transportador não inscrito no estado.

Onde o imposto é devido

Pela Lei Complementar 87/1996, a chamada Lei Kandir, o ICMS sobre o serviço de transporte é devido no local onde a prestação se inicia. Não é onde a mercadoria foi produzida, nem onde será entregue: é onde o caminhão pegou a carga.

Isso tem uma consequência prática que pega muita gente: um embarque que sai de Belo Horizonte para Salvador segue a regra de Minas Gerais, ainda que o destinatário esteja na Bahia e a nota tenha sido emitida em São Paulo.

O caminho normal: a transportadora destaca e recolhe

Na contratação usual de uma empresa de transporte inscrita no estado de início da prestação, é ela quem emite o CT-e, destaca o ICMS e recolhe. O valor aparece no documento e compõe o preço do frete.

Se a sua empresa é contribuinte do ICMS e o frete está vinculado a uma operação tributada, esse imposto destacado costuma gerar crédito. Vale conferir com a contabilidade: crédito de frete é um dos que mais se perde por falha de cadastro, não por vedação legal.

Quando a responsabilidade vira sua

Substituição tributária do frete

Vários estados atribuem ao remetente da mercadoria a responsabilidade pelo recolhimento do ICMS da prestação de transporte. É a substituição tributária aplicada ao frete: quem pratica o fato gerador é a transportadora, mas quem recolhe é o contratante.

As hipóteses variam bastante de um estado para outro, e dependem de quem é o remetente, de quem é o transportador e, em alguns casos, do arranjo de frete. Em Minas Gerais, por exemplo, a legislação exige que o remetente informe na nota fiscal a base de cálculo, a alíquota e o valor do ICMS retido por substituição. Essa é exatamente a informação que costuma faltar quando a autuação chega.

Transportadora optante do Simples Nacional

O Simples recolhe os tributos em guia única e, por isso, a transportadora optante não destaca o ICMS do transporte do mesmo modo que uma empresa do regime normal. Em determinados arranjos, a legislação estadual transfere ao contratante a responsabilidade pelo imposto da prestação.

Não é motivo para não contratar transportadora do Simples. É motivo para saber, antes de contratar, qual o regime dela e o que isso implica no seu estado.

Transportador autônomo ou de fora do estado

Quando o transporte é executado por autônomo, ou por transportador não inscrito no estado onde a prestação se inicia, a legislação costuma atribuir o recolhimento ao contratante. É o cenário mais comum de surpresa em empresa que contrata motorista direto — o mesmo cenário em que a obrigação do CIOT também é do embarcador.

Outra coisa: o frete dentro da base da mercadoria

Há duas incidências diferentes no mesmo embarque, e elas são confundidas o tempo todo.

A primeira é o ICMS sobre o serviço de transporte, que é o assunto acima. A segunda é o frete integrando a base de cálculo do ICMS da mercadoria — o que acontece quando o frete é cobrado pelo remetente, isto é, na venda CIF.

Quando a venda é FOB e o destinatário contrata e paga o frete por conta própria, o valor não compõe a base da mercadoria na nota do remetente. A diferença entre os dois arranjos está em frete FOB ou CIF, e aqui ela deixa de ser só comercial: mexe em imposto.

O mesmo raciocínio vale para o ICMS-ST da mercadoria, em que o frete também entra na composição da base quando é cobrado pelo remetente.

O que conferir no CT-e e na nota

1. Quem está indicado como tomador do serviço — remetente, destinatário ou terceiro
2. O estado de início da prestação, que define a legislação aplicável
3. Se há destaque de ICMS no CT-e ou indicação de substituição tributária
4. O regime tributário da transportadora, informado antes da contratação
5. Se o frete entrou na base de cálculo do ICMS da mercadoria, no caso de venda CIF
6. Se os campos de IBS e CBS vieram preenchidos — a transição já começou, e o assunto está em reforma tributária no frete

Uma ressalva honesta

ICMS é imposto estadual, e as hipóteses de substituição variam de estado para estado e mudam com frequência. Nada aqui substitui a análise do seu contador sobre a sua operação, o seu regime e os estados envolvidos.

O que este texto pretende é outra coisa: que você saiba que existem três situações em que a conta volta para o seu lado, e faça a pergunta certa antes do embarque em vez de depois da autuação.

Se quiser revisar isso com o desenho da sua operação — origem, destino, regime e quem contrata — mande os dados que a gente devolve o que é do nosso lado com clareza.