Frota própria ou transportadora: como fazer a conta antes de decidir

A conversa costuma começar assim: a empresa soma o que pagou de frete no ano, compara com a prestação de um caminhão e conclui que sai mais barato comprar. A conta fecha, e é justamente por isso que ela engana. Faltam colunas nela.

Não existe resposta universal. Existe uma conta honesta, e ela dá resultados diferentes conforme o desenho da sua operação. Vale fazer antes de assinar o financiamento.

O que entra de verdade na coluna da frota própria

O caminhão é a parte visível e a menor parte da conta. Abaixo dela vem o que raramente aparece na primeira planilha.

Custo fixo — corre mesmo com o caminhão parado

• Depreciação do veículo e do implemento, que é custo real ainda que não saia do caixa
• IPVA, licenciamento, registro no RNTRC e taxas
• Seguro do veículo, mais as apólices de responsabilidade sobre a carga: RCTR-C e RCF-DC são obrigatórios para quem transporta
• Motorista: salário, encargos, benefícios, diárias e o custo de cobrir férias, afastamento e rotatividade
• Rastreamento, gerenciamento de risco e o plano exigido pela seguradora
• Garagem, pátio e a estrutura mínima para manter o veículo

Custo variável — corre com o caminhão rodando

• Combustível e ARLA
• Pneu, que é consumo, não manutenção eventual
• Pedágio, que em algumas rotas pesa mais que a manutenção
• Manutenção preventiva e corretiva, incluindo o dia parado na oficina

Custo invisível — o que ninguém coloca na planilha

• Gestão: alguém precisa programar carga, acompanhar rota, tratar ocorrência e conferir documento
• Cumprimento da jornada do motorista, com o descanso obrigatório e o que ele faz com o prazo de entrega
• Autuação e a rotina de defesa administrativa — um assunto que ficou mais pesado com a fiscalização eletrônica
• O caminhão parado esperando liberação, descarga ou volume para sair

O que você compra quando contrata

Contratar não é só "não comprar caminhão". É comprar quatro coisas específicas, e vale saber quais são para julgar se valem o preço.

• Capacidade elástica: no mês de pico você usa cinco veículos, no mês fraco usa um, e paga pelo que usou
• Custo variável em vez de fixo: o transporte acompanha o seu faturamento em vez de correr contra ele
• Risco transferido: a apólice, o plano de gerenciamento de risco e a responsabilidade pela carga são de quem transporta
• Cobertura geográfica que a sua frota não teria — um caminhão seu não atende seis corredores ao mesmo tempo

As quatro perguntas que decidem

Antes de qualquer planilha, responda estas quatro. Elas dão a direção, e a planilha só confirma.

1. O seu volume é previsível? Volume constante e conhecido favorece frota própria. Volume que oscila com estação, obra ou safra favorece contratar
2. A rota é fixa? Ida e volta no mesmo par de cidades, todo dia, é o cenário em que o caminhão próprio se paga
3. Qual seria a taxa de ocupação? Caminhão que roda a sessenta por cento da capacidade é um caminhão caro
4. Existe carga de retorno? Se você não tem o que trazer na volta, está pagando o dobro por quilômetro útil — a transportadora tem outros clientes para preencher esse retorno, você não

Onde a frota própria costuma ganhar

• Volume alto, constante e conhecido com meses de antecedência
• Rota curta e repetida, principalmente distribuição urbana com muitas paradas no mesmo dia
• Carga que exige veículo adaptado e de uso exclusivo, em que o equipamento é parte do produto
• Operação em que a marca precisa estar no veículo, por exigência do cliente final

Onde ela costuma perder

• Sazonalidade forte: a frota dimensionada para o pico fica ociosa o resto do ano
• Rota longa sem carga de retorno
• Crescimento rápido, em que a capacidade precisa acompanhar a venda e não o cronograma de compra de veículo
• Carga especial esporádica, que exigiria prancha, licença e escolta para usar duas vezes por ano — esse caso quase sempre é de carga especial contratada
• Volume que não fecha um caminhão: aí o certo é carga fracionada, não um veículo próprio pela metade

O modelo que a maior parte das empresas acaba adotando

Misto, e não por indecisão. A frota própria cobre o núcleo previsível — a rota diária, a entrega urbana, o cliente fixo. A contratação cobre o pico, a rota longa, o destino fora da malha e a carga que exige equipamento que não compensa ter.

Isso costuma dar o melhor dos dois: custo baixo no que é constante, sem imobilizar capital no que é eventual.

Como montar a comparação honesta

1. Levante doze meses de embarques reais: quantidade, peso, destino e mês a mês
2. Calcule o custo total anual da frota própria somando as três colunas — fixo, variável e invisível
3. Divida pelo número de quilômetros úteis, não pelos rodados: quilômetro vazio não entrega nada
4. Peça cotação para o mesmo conjunto de embarques, com o mesmo nível de serviço e seguro
5. Compare os dois números e, antes de decidir, aplique o teste do mês fraco: no mês de menor volume, quanto custa cada modelo?

É esse último teste que costuma virar a decisão. A frota própria ganha no mês cheio e perde no mês vazio — e o ano tem os dois.

Se quiser o número do lado contratado para colocar na comparação, mande o histórico de embarques com origem, destino, peso e frequência. A cotação volta discriminada, do jeito que entra em planilha.