CT-e, MDF-e e nota fiscal: os documentos que fazem a carga rodar

Carga parada em posto fiscal raramente para por causa da carga. Para por causa do papel: nota emitida com o CNPJ errado, CT-e sem o MDF-e correspondente, peso declarado que não bate com o da balança. Entender quem emite o quê resolve a maior parte disso antes do embarque.

São três documentos principais no transporte rodoviário de carga, e cada um responde a uma pergunta diferente.

Nota fiscal eletrônica (NF-e): o que é a mercadoria

A NF-e é emitida pelo dono da mercadoria — quem está vendendo ou transferindo. Ela descreve o que está sendo movimentado, quanto vale, quem manda e quem recebe. É o documento da operação comercial, não do transporte.

O que costuma dar problema aqui, e é sempre do lado do embarcador:

• Peso bruto e peso líquido em branco ou estimados “por cima”
• Quantidade de volumes divergente do que foi realmente carregado
• Endereço de entrega diferente do endereço do destinatário sem indicação do local de entrega
• Dados do transportador não informados quando o frete é por conta do emitente

Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): quem leva e por quanto

O CT-e é emitido pela transportadora e documenta a prestação do serviço de transporte: origem, destino, remetente, destinatário, o que está sendo transportado, o valor do frete e o imposto incidente. É o documento fiscal do frete.

Ele referencia a nota fiscal da mercadoria. Um CT-e sempre aponta para uma ou mais NF-e — é por isso que os dados precisam bater. Se a nota diz 1.200 kg e o CT-e diz 900 kg, alguém vai ter que explicar em fiscalização.

A versão impressa que viaja com o motorista é o DACTE, o documento auxiliar. Ele não é o CT-e: é a representação em papel, com a chave de acesso que permite consultar o documento eletrônico original.

Manifesto eletrônico de documentos fiscais (MDF-e): o que está dentro do veículo

O MDF-e agrupa, num único documento, tudo o que aquele veículo está carregando naquela viagem. Ele lista os CT-e e as notas que compõem o carregamento e identifica o veículo e o motorista.

É o documento que a fiscalização usa para saber, de uma vez, o que existe dentro da carroceria. É emitido pela transportadora e precisa ser encerrado ao fim da viagem — MDF-e aberto indefinidamente é uma pendência que aparece depois.

O que mais viaja junto

Dependendo da carga e da rota, entram outros documentos:

• Comprovante de entrega (canhoto da nota ou comprovante digital), que fecha a operação e é a prova de que a mercadoria chegou
• Apólice ou averbação do seguro de carga
• Ordem de coleta, quando a coleta é programada
• AET (Autorização Especial de Trânsito), obrigatória quando a carga excede o gabarito legal
• Licenças específicas para carga perigosa, incluindo ficha de emergência e envelope para transporte
• Documentos de importação, quando a carga vem de recinto alfandegado

A conferência de dois minutos que evita o problema

Antes de liberar o veículo, confira estes pontos. Leva menos tempo que uma ligação para o posto fiscal:

1. O peso da nota bate com o peso real carregado?
2. A quantidade de volumes da nota bate com a quantidade embarcada?
3. O CNPJ e a inscrição estadual do destinatário estão corretos?
4. O endereço de entrega é mesmo o endereço que está na nota?
5. Se o frete é FOB, o destinatário sabe e aceita o CT-e emitido contra ele?
6. O motorista está com o DACTE e o DANFE em mãos, ou com as chaves de acesso disponíveis?

A responsabilidade se divide: a nota é do embarcador, o CT-e e o MDF-e são da transportadora. Mas a carga parada é problema dos dois — e por isso a conferência vale a pena mesmo quando o documento não é seu. Para conferir esses pontos junto com quem vai emitir o CT-e, descreva a operação ao pedir uma cotação.